Kancelaria DMS w Google Workspace
Kancelaria DMS — System zarządzania sprawami na Google Workspace
Kompletny system do zarządzania sprawami kancelarii prawnej, zbudowany natywnie w Google Sheets i Apps Script. Rejestr spraw, zadania z terminami procesowymi, korespondencja, słowniki, dodatek do Gmail — wszystko w narzędziach, które Twój zespół już zna. Dane pozostają wyłącznie w Twoim Google Workspace, bez zewnętrznych dostawców i dodatkowych subskrypcji. System powstał w Kancelarii KTZR w Gdańsku i jest używany na co dzień w praktyce obejmującej m.in. sprawy frankowe, prawo cywilne i gospodarcze oraz prawo nowych technologii. Koszt ponad Workspace: 0 zł.
Co zawiera system?
Kancelaria DMS to gotowy do wdrożenia system kancelaryjny działający natywnie w Google Workspace. Wystarczy skopiować arkusz do swojego Drive, uzupełnić konfigurację i wdrożyć jako aplikację webową — cały proces zajmuje około godziny. System składa się z arkusza Google Sheets (baza danych), kodu Apps Script (logika i interfejs) oraz dodatku do Gmail (rozpoznawanie nadawców i przypisywanie korespondencji do spraw).
⚖️ Rejestr spraw
Każda sprawa otrzymuje unikalny identyfikator (np. SF0001 dla spraw frankowych, SC0001 dla cywilnych). System automatycznie tworzy strukturę folderów na Google Drive — pisma przychodzące, wychodzące, dokumenty sądowe, dowody, dokumenty finansowe, korespondencja z klientem.
📋 Zadania i terminy
Zarządzanie terminami procesowymi, nieprocesowymi i rozprawami. Priorytety, przypisanie do osoby, powiadomienia email. Dashboard pokazuje przeterminowane zadania, najbliższe terminy i obciążenie zespołu.
📧 Gmail Addon
Dodatek do Gmail rozpoznaje nadawcę wiadomości — sprawdza słownik klientów i rejestr spraw. Otwierasz maila od klienta, a system podpowiada sprawę z podglądem szczegółów. Jedno kliknięcie przypisuje email do sprawy i labeluje wątek w Gmail.
📚 Słowniki
Bazy klientów, sądów, stron przeciwnych i pełnomocników z dedykowanymi polami (typ strony, tytuł pełnomocnika, rodzaj klienta). Dane ze słowników automatycznie zasilają formularze i widoki spraw.
📊 Dashboard
Przegląd kancelarii w jednym widoku: otwarte zadania, przeterminowane terminy, aktywne sprawy, obciążenie zespołu, ostatnie zdarzenia. Sidebar nawigacyjny na desktopie, responsywny widok na telefonie.
🔒 Dane u Ciebie
Cały system działa w obrębie Twojego Google Workspace. Żadne dane nie wychodzą do zewnętrznych serwerów. Brak pośredników, brak dodatkowych kont, brak subskrypcji — pełna kontrola nad danymi kancelarii, zgodna z wymogami ochrony danych osobowych.
Dla kogo jest ten system?
Kancelaria DMS powstała z praktycznej potrzeby — autor używa tego systemu na co dzień w swojej kancelarii w Gdańsku. Narzędzie jest adresowane przede wszystkim do kancelarii radcowskich i adwokackich liczących od 1 do 15 osób, które korzystają z Google Workspace (lub planują migrację) i szukają prostego systemu do zarządzania sprawami bez dodatkowych kosztów.
System sprawdzi się również w działach prawnych firm (in-house legal), które pracują w ekosystemie Google i potrzebują lekkiego narzędzia do śledzenia spraw, terminów i korespondencji — bez wdrażania ciężkich rozwiązań enterprise. Szczególnie dobrze pasuje do kancelarii prowadzących obsługę prawną przedsiębiorców, gdzie powtarzalność spraw i terminów wymaga systematycznego podejścia.
Większość systemów do obsługi spraw w kancelarii to w gruncie rzeczy proste bazy danych z ładnymi nakładkami. Rejestr spraw, terminy, korespondencja, słowniki — nic, czego nie można odwzorować w Sheets z odpowiednim skryptem. Kancelaria DMS robi dokładnie to, eliminując przy tym potrzebę dodatkowych logowań, subskrypcji i szkoleń z nowych narzędzi.
Narzędzie wpisuje się w szerszy trend wykorzystania technologii w praktyce prawnej — więcej o naszym podejściu do automatyzacji i sztucznej inteligencji w kancelarii opisujemy na stronie Prawo Nowych Technologii i AI. Zachęcamy również do zapoznania się z pozostałymi darmowymi materiałami w Bazie Wiedzy, w tym wzorami umów IT i opracowaniami prawnymi.
Jak wdrożyć?
Wdrożenie systemu zajmuje około godziny i nie wymaga znajomości programowania. Arkusz zawiera wbudowaną instrukcję krok po kroku.
1. Skopiuj arkusz
Kliknij link — Google utworzy kopię arkusza w Twoim Drive wraz z kodem Apps Script, interfejsem i strukturą danych.
2. Skonfiguruj
Otwórz Apps Script, uzupełnij ID folderu Drive i listę prawników z kancelarii. Zapisz.
3. Wdróż Web App
Wdrożenie → Nowe wdrożenie → Aplikacja internetowa. Skopiuj URL — to Twój dashboard.
4. Gmail Addon (opcjonalnie)
Włącz manifest w ustawieniach Apps Script, wdróż testowo jako dodatek do Gmail. Panel pojawi się w sidebarze Gmail.
Potrzebujesz pomocy z wdrożeniem? Napisz do nas — chętnie pomożemy.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję Google Workspace, czy wystarczy zwykły Gmail?
Czy moje dane są bezpieczne?
Ile spraw obsłuży system?
Czy mogę modyfikować system?
Czy istnieje rozszerzona wersja?
Potrzebujesz wdrożenia lub rozszerzonej wersji?
Pomagamy kancelariom wdrożyć system, dostosować go do indywidualnych potrzeb oraz przejść na Google Workspace. Oferujemy również rozszerzoną wersję z AI, generowaniem pism i zaawansowaną automatyzacją. Sprawdź pełen zakres usług kancelarii.