Kancelaria DMS — System zarządzania sprawami na Google Workspace
Kompletny system do zarządzania sprawami kancelarii prawnej, zbudowany natywnie w Google Sheets i Apps Script. Rejestr spraw, zadania z terminami procesowymi, korespondencja, słowniki, dodatek do Gmail — wszystko w narzędziach, które Twój zespół już zna. Dane pozostają wyłącznie w Twoim Google Workspace, bez zewnętrznych dostawców i dodatkowych subskrypcji. System powstał w Kancelarii KTZR w Gdańsku i jest używany na co dzień w praktyce obejmującej m.in. sprawy frankowe, prawo cywilne i gospodarcze oraz prawo nowych technologii. Koszt ponad Workspace: 0 zł.
Co zawiera system?
Kancelaria DMS to gotowy do wdrożenia system kancelaryjny działający natywnie w Google Workspace. Wystarczy skopiować arkusz do swojego Drive, uzupełnić konfigurację i wdrożyć jako aplikację webową — cały proces zajmuje około godziny. System składa się z arkusza Google Sheets (baza danych), kodu Apps Script (logika i interfejs) oraz dodatku do Gmail (rozpoznawanie nadawców i przypisywanie korespondencji do spraw).
⚖️ Rejestr spraw
Każda sprawa otrzymuje unikalny identyfikator (np. SF0001 dla spraw frankowych, SC0001 dla cywilnych). System automatycznie tworzy strukturę folderów na Google Drive — pisma przychodzące, wychodzące, dokumenty sądowe, dowody, dokumenty finansowe, korespondencja z klientem.
📋 Zadania i terminy
Zarządzanie terminami procesowymi, nieprocesowymi i rozprawami. Priorytety, przypisanie do osoby, powiadomienia email. Dashboard pokazuje przeterminowane zadania, najbliższe terminy i obciążenie zespołu.
📧 Gmail Addon
Dodatek do Gmail rozpoznaje nadawcę wiadomości — sprawdza słownik klientów i rejestr spraw. Otwierasz maila od klienta, a system podpowiada sprawę z podglądem szczegółów. Jedno kliknięcie przypisuje email do sprawy i labeluje wątek w Gmail.
📚 Słowniki
Bazy klientów, sądów, stron przeciwnych i pełnomocników z dedykowanymi polami (typ strony, tytuł pełnomocnika, rodzaj klienta). Dane ze słowników automatycznie zasilają formularze i widoki spraw.
📊 Dashboard
Przegląd kancelarii w jednym widoku: otwarte zadania, przeterminowane terminy, aktywne sprawy, obciążenie zespołu, ostatnie zdarzenia. Sidebar nawigacyjny na desktopie, responsywny widok na telefonie.
🔒 Dane u Ciebie
Cały system działa w obrębie Twojego Google Workspace. Żadne dane nie wychodzą do zewnętrznych serwerów. Brak pośredników, brak dodatkowych kont, brak subskrypcji — pełna kontrola nad danymi kancelarii, zgodna z wymogami ochrony danych osobowych.
Jak to wygląda?
Dashboard — przegląd spraw, zadań, terminów i obciążenia zespołu
Widok sprawy — dane klienta, zadania, rozprawy, korespondencja, notatki, timeline
Gmail Addon — automatyczne rozpoznawanie nadawcy i przypisywanie do sprawy
Dla kogo jest ten system?
Kancelaria DMS powstała z praktycznej potrzeby — autor używa tego systemu na co dzień w swojej kancelarii w Gdańsku. Narzędzie jest adresowane przede wszystkim do kancelarii radcowskich i adwokackich liczących od 1 do 15 osób, które korzystają z Google Workspace (lub planują migrację) i szukają prostego systemu do zarządzania sprawami bez dodatkowych kosztów.
System sprawdzi się również w działach prawnych firm (in-house legal), które pracują w ekosystemie Google i potrzebują lekkiego narzędzia do śledzenia spraw, terminów i korespondencji — bez wdrażania ciężkich rozwiązań enterprise. Szczególnie dobrze pasuje do kancelarii prowadzących obsługę prawną przedsiębiorców, gdzie powtarzalność spraw i terminów wymaga systematycznego podejścia.
Większość systemów do obsługi spraw w kancelarii to w gruncie rzeczy proste bazy danych z ładnymi nakładkami. Rejestr spraw, terminy, korespondencja, słowniki — nic, czego nie można odwzorować w Sheets z odpowiednim skryptem. Kancelaria DMS robi dokładnie to, eliminując przy tym potrzebę dodatkowych logowań, subskrypcji i szkoleń z nowych narzędzi.
Narzędzie wpisuje się w szerszy trend wykorzystania technologii w praktyce prawnej — więcej o naszym podejściu do automatyzacji i sztucznej inteligencji w kancelarii opisujemy na stronie Prawo Nowych Technologii i AI. Zachęcamy również do zapoznania się z pozostałymi darmowymi materiałami w Bazie Wiedzy, w tym wzorami umów IT i opracowaniami prawnymi.
Jak wdrożyć? — instrukcja krok po kroku
Wdrożenie systemu zajmuje około 30-60 minut i nie wymaga znajomości programowania. Poniżej znajdziesz szczegółowy opis każdego kroku.
Krok 1: Skopiuj arkusz na swój Drive
Po wypełnieniu formularza otrzymasz link do arkusza z końcówką /copy. Kliknij go — Google zapyta czy chcesz utworzyć kopię. Potwierdź. Arkusz wraz z całym kodem Apps Script pojawi się na Twoim Google Drive.
Kopia zawiera: 9 arkuszy danych (Sprawy, Zadania, Notatki, Korespondencja, Klienci, Sądy, Strony, Pełnomocnicy, Log), kod backend (Code.gs), interfejs (Index.html) oraz arkusz INSTRUKCJA.
Krok 2: Utwórz folder na sprawy w Google Drive
W swoim Google Drive utwórz folder, w którym system będzie automatycznie tworzył podfoldery dla każdej sprawy (np. "Sprawy kancelarii"). Następnie skopiuj ID tego folderu z paska adresu przeglądarki:
https://drive.google.com/drive/folders/TUTAJ_JEST_ID_FOLDERU
ID folderu to ciąg znaków po /folders/. Skopiuj go — będzie potrzebny w następnym kroku.
Krok 3: Otwórz Apps Script i uzupełnij konfigurację
W skopiowanym arkuszu kliknij: Rozszerzenia → Apps Script.
Rozszerzenia → Apps Script otwiera edytor kodu
Otworzy się edytor kodu. W pliku Kod.gs na samej górze znajdziesz sekcję CONFIG:
var CONFIG = {
DRIVE_PARENT_ID: "", // ← wklej tu ID folderu z Kroku 2
PRAWNICY: [
{ nazwa: "Jan Kowalski", email: "jan@example.com" },
{ nazwa: "Anna Nowak", email: "anna@example.com" }
]
};Uzupełnij:
- DRIVE_PARENT_ID — wklej ID folderu skopiowane w Kroku 2
- PRAWNICY — wpisz imiona i adresy email osób z kancelarii (tyle wpisów ile osób)
Zapisz plik: Ctrl+S (lub Cmd+S na Mac).
Krok 4: Wdróż jako aplikację internetową (Web App)
W prawym górnym rogu edytora Apps Script kliknij niebieski przycisk „Wdróż".
Kliknij przycisk „Wdróż" w prawym górnym rogu
Wybierz „Nowe wdrożenie".
Wybierz „Nowe wdrożenie" z menu
W oknie konfiguracji ustaw:
- Typ: Aplikacja internetowa
- Wykonaj jako: Użytkownik otwierający aplikację internetową
- Kto ma dostęp: Tylko ja (lub „Każdy w domenie" jeśli masz Workspace)
Kliknij „Wdróż".
Ustaw typ, wykonanie i dostęp, a następnie kliknij „Wdróż"
Po wdrożeniu otrzymasz URL aplikacji internetowej — to jest adres Twojego dashboardu. Kliknij „Kopiuj" i dodaj link do zakładek w przeglądarce.
Skopiuj URL aplikacji internetowej — to Twój dashboard
Krok 5: Autoryzacja uprawnień
Przy pierwszym uruchomieniu Google poprosi o autoryzację dostępu do Sheets, Drive i Gmail. Kliknij „Review permissions" (lub „Sprawdź uprawnienia").
Kliknij „Review permissions" aby przejść do autoryzacji
Google wyświetli ostrzeżenie „Ta aplikacja nie została zweryfikowana przez Google". To normalne — każdy skrypt Apps Script wdrażany poza Google Marketplace pokazuje ten komunikat. Kliknij „Zaawansowane" na dole ekranu.
Kliknij „Zaawansowane" w lewym dolnym rogu
Następnie kliknij „Otwórz: Projekt bez nazwy (niebezpieczne)".
Kliknij „Otwórz: Projekt bez nazwy (niebezpieczne)"
💡 Ważna informacja: Jako „deweloper" aplikacji na ekranie autoryzacji będzie widoczne Twoje własne konto Google (to na które skopiowałeś arkusz) — nie konto autora systemu. Skrypt działa wyłącznie na Twoim koncie i Twoich danych.
Na ostatnim ekranie Google wyświetli listę uprawnień (dostęp do plików na Drive, arkuszy kalkulacyjnych i wysyłania emaili). Zatwierdź je i kliknij „Dalej".
Zatwierdź uprawnienia do Drive, Sheets i poczty — kliknij „Dalej"
Krok 6: Gotowe — dodaj pierwszą sprawę
Po autoryzacji otworzy się dashboard systemu. Możesz od razu:
- Dodać pierwszą sprawę (system automatycznie utworzy folder na Drive)
- Uzupełnić słowniki (klienci, sądy, strony, pełnomocnicy)
- Dodać zadania z terminami procesowymi
System jest gotowy do pracy. Każda sprawa, zadanie i notatka zapisuje się automatycznie w arkuszu Google Sheets.
Krok 7 (opcjonalnie): Gmail Addon
Jeśli chcesz korzystać z dodatku do Gmail (rozpoznawanie nadawcy, przypisywanie maili do spraw), potrzebny jest dodatkowy krok:
- W edytorze Apps Script kliknij ⚙️ Ustawienia projektu
- Zaznacz Pokaż plik manifestu "appsscript.json" w edytorze
- Otwórz plik
appsscript.jsoni upewnij się, że zawiera konfigurację Gmail Addon (jest wstępnie uzupełniony) - Kliknij Wdrożenie → Testuj wdrożenia → Gmail Addon
Po wdrożeniu testowym dodatek pojawi się w sidebarze Gmail — przy każdym otwartym mailu zobaczysz panel z informacją o nadawcy i powiązanej sprawie.
Szczegółowa instrukcja wdrożenia Gmail Addon znajduje się w arkuszu na zakładce INSTRUKCJA.
Potrzebujesz pomocy z wdrożeniem? Napisz do nas — chętnie pomożemy. Możesz też napisać bezpośrednio na a.piotrowski@ktzr.pl.
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję Google Workspace, czy wystarczy zwykły Gmail?
Czy moje dane są bezpieczne?
Ile spraw obsłuży system?
Czy mogę modyfikować system?
Czy istnieje rozszerzona wersja?
Potrzebujesz wdrożenia lub rozszerzonej wersji?
Pomagamy kancelariom wdrożyć system, dostosować go do indywidualnych potrzeb oraz przejść na Google Workspace. Oferujemy również rozszerzoną wersję z AI, generowaniem pism i zaawansowaną automatyzacją. Sprawdź pełen zakres usług kancelarii.