11 maja 2020
Jak zorganizować coroczne Walne Zgromadzenie? Jak zwołać posiedzenie Rady Nadzorczej oraz Zarządu? To dwa zasadnicze pytania, na które postanowimy odpowiedzieć w niniejszym wpisie. W związku z wprowadzeniem w naszym kraju stanu epidemii, każda spółdzielnia mieszkaniowa w czasie pandemii stanęła przed wyzwaniem: jak zgodnie z prawem oraz w sposób nienarażający członków zwołać kluczowe organy?
Ustawodawca, zarówno w Ustawie z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z COVID-19, jak i w Ustawie z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia, wprowadził regulacje mające ułatwić funkcjonowanie spółdzielni w tym czasie.
Zgodnie z nowymi przepisami, posiedzenia Rady Nadzorczej oraz Zarządu mogą odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. audio lub wideo połączenia). Ponadto, uchwały tych organów mogą być podejmowane w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Członek organu ma prawo żądać podjęcia uchwały w tym trybie. Co istotne, jeśli przewodniczący rady lub prezes zarządu nie zwoła posiedzenia w ciągu tygodnia od zgłoszenia żądania, wnioskodawca może to uczynić samodzielnie, określając czas, miejsce i tryb posiedzenia. Takie nowoczesne formy działania, podobnie jak w przypadku struktur takich jak spółka komandytowa, stają się standardem zapewniającym elastyczność.
W przypadku Walnego Zgromadzenia, Zarząd lub Rada Nadzorcza mogą zarządzić podjęcie uchwały na piśmie lub za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Możliwość ta istnieje niezależnie od tego, czy statut spółdzielni przewiduje takie rozwiązanie. Głosowanie w takim trybie jest skuteczne, jeśli wszyscy członkowie zostali zawiadomieni o treści projektów uchwał i terminie głosowania.
Przy obliczaniu kworum oraz wyników głosowania uwzględnia się głosy oddane na piśmie lub zdalnie. Jest to kluczowe dla zachowania płynności decyzyjnej, zwłaszcza w obliczu obowiązków takich jak zatwierdzanie wyników finansowych, co omawialiśmy w artykule o terminach prawno-podatkowych dla spółek.
Jeśli termin zwołania Walnego Zgromadzenia spółdzielni mieszkaniowej przypada w okresie stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, ulega on ustawowemu przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania tego stanu. Władze spółdzielni stają więc przed wyborem: mogą przełożyć zgromadzenie na termin późniejszy lub przeprowadzić je niezwłocznie w formie pisemnej bądź zdalnej.
Mechanizm ten wpisuje się w szerszy kontekst ochrony prawnej, w którym bieg terminów sądowych pandemia zamroziła na określony czas. Zarządcy muszą jednak pamiętać, że przesunięcie terminów nie zdejmuje z nich odpowiedzialności za rzetelne prowadzenie spraw spółdzielni.
Wprowadzone zmiany mają na celu zapewnienie ciągłości funkcjonowania spółdzielni przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa członków. Trzeba jednak pamiętać, że błędy proceduralne w zdalnym trybie głosowania mogą prowadzić do zaskarżenia uchwał. Rzetelne stosowanie przepisów to podstawa ochrony, jaką ma każdy członek zarządu przed ewentualnymi roszczeniami.
W dobie cyfryzacji usług, również w sektorze medycznym, niezmiennie istotne pozostaje prawo pacjenta do tajemnicy oraz ochrona identyfikacji wizualnej podmiotu. Jeśli Państwa spółdzielnia lub firma promuje się na zewnątrz, warto zadbać o legalność oznaczeń – zachęcamy do sprawdzenia, co oznacza symbol R przy logo.
Pomagamy w przygotowaniu dokumentacji na Walne Zgromadzenia oraz regulaminów głosowania zdalnego.
ZAPRASZAMY DO KONTAKTUWdrożenie: SEOmotive.pl